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La politique de confidentialité

Dans le cadre du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 dit « Règlement général sur la protection des données » (ci-après dénommé le « RGPD »), VIA LOCATION s’engage à respecter les règlementations en vigueur relative à la protection des données à caractère personnel qu’elle est amenée à collecter, traiter et conserver.

Ainsi, VIA LOCATION veille à ce que ses clients, ses prospects, les utilisateurs de son site Internet et toute autre personne dont sont collectées des données à caractère personnel, disposent d’informations complètes concernant le traitement de celles-ci. Ce traitement, nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par VIA LOCATION, est réalisé de manière loyale, licite et transparente, et, conformément au Chapitre II du RGPD, n’est réalisé que pour les finalités spécifiques détaillées dans la présente politique de confidentialité.

Par ailleurs, VIA LOCATION met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, tant au stade de la collecte, que du traitement et de la conservation des données, et ce, dans le but de préserver la confidentialité des données recueillies.

1. Quelles sont les données concernées ? Comment ces données sont-elles collectées ?

Une donnée à caractère personnel correspond à une information se rapportant à une personne physique et permettant de l’identifier.
Les données personnelles sont recueillies par VIA LOCATION par le biais de ce site internet ou des contacts directs avec les équipes de VIA LOCATION.
Elles comprennent les données permanentes (état civil) et les données de contact (numéro de téléphone, adresse postale, emails).

2. Qui traite les données personnelles collectées sur le site Internet ?

VIA LOCATION S.A.S., dont le siège social est situé Immeuble Lafayette – 2 Place des Vosges, 92051 La Défense Cedex, est responsable du traitement de vos données personnelles.

3. Quelle sont les finalités de ces données ?

Les données personnelles renseignées sur ce site Internet ont pour finalité la création de comptes, l’identification et l’enregistrement sur ce compte en vue de préparer un devis, la gestion de nos relations commerciales et l’exécution du contrat de location liant VIA LOCATION à ses clients (comme le traitement des sinistres et la gestion du recouvrement…), l’envoi d’offres commerciales ou d’informations relatives à l’évolution de notre activité et l’organisation de toute opération promotionnelle.
En tout état de cause, VIA LOCATION se réserve le droit de conserver les données lorsqu’elles sont nécessaires au respect d’une obligation légale ou à une mission relevant de l’exercice de l’autorité publique.

Il arrive que certains véhicules mis à disposition par VIA LOCATION puissent être équipés d’un boitier télématique embarqué dans le but de (i) récupérer des informations techniques permettant d’assurer au mieux la maintenance des véhicules, (ii) faciliter l’assistance aux véhicules et la gestion des vols, accidents et pannes desdits véhicules et (iii) récupérer les compteurs kilométriques des véhicules (facilitant la facturation en fin de mois et l’entretien préventif). Si vous louez un véhicule équipé de ce boitier, vos informations personnelles seront traitées conformément à la présente Politique de confidentialité, aux Conditions générales de location et/ou à tout(e) autre avenant/notification relatif/ve aux véhicules équipés d’un boitier télématique embarqué à venir.

4. Combien de temps ces données sont-elles conservées ?

Conformément au RGPD, la durée de conservation des données personnelles est limitée au strict minimum et respecte les obligations légales en la matière.

Les données issues des contrats de location conclus entre VIA LOCATION et ses clients sont conservés pendant au minimum 5 ans.
Les pièces justificatives comptables, telles que les factures et les livres comptables, sont archivées pendant une période minimale de 10 années à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Enfin, s’agissant des données concernant des prospects, elles sont conservées pendant une durée de 3 ans.
Certaines données pourront être archivées au-delà des durées précitées en cas de procédure contentieuse et/ou pour les besoins de la recherche, de la constatation et de la poursuite des infractions pénales afin de permettre la mise à disposition de ces données à l’autorité judiciaire ou publique.

Passé ces délais, vos données personnelles sont supprimées.

5. Qui utilise les données recueillies par VIA LOCATION ?

Lorsque cela est nécessaire au traitement de vos données ou lorsque la loi l’exige, vos données personnelles peuvent être transmises aux autres sociétés du groupe VIA LOCATION et à leurs employés.
VIA LOCATION veille à ce que ses employés et ceux des autres sociétés du Groupe aient connaissance de leurs obligations de confidentialité et de sécurité des données.

VIA LOCATION peut également partager vos données avec ses sous-traitants (fournisseurs, prestataires de services…).
Elle s’assure alors que ces derniers présentent des garanties suffisantes afin que le traitement des données personnelles réponde aux exigences du RGPD.

Lorsque cela est nécessaire au traitement des données personnelles ou lorsque la loi l’exige, VIA LOCATION peut partager ces dernières avec des entreprises ou fournisseurs tiers, y compris avec des entreprises ou fournisseurs implanté(e)s hors de l’Union Européenne ou de l’Espace Economique Européen. Si un tel partage devait intervenir, VIA LOCATION veillera à ce que le pays tiers ou l’organisation internationale où sont transférées les données soit doté(e) de garanties appropriées de protection des données personnelles et à ce que l’utilisateur du site internet puisse exercer ses droits dans les conditions du RGPD.

6. Quels droits pouvez-vous exercer et par quel moyen ?

Conformément au RGPD, l’utilisateur du site Internet de VIA LOCATION peut, en s’adressant au responsable du traitement des données personnelles, exercer son droit :

- à la confirmation que des données à caractère personnel le concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, obtenir l'accès et une copie de ses données personnelles ;
- à la rectification, dans les meilleurs délais, des données à caractère personnel qui sont inexactes ou incomplètes ;
- à l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel ;
- à la limitation du traitement de ses données personnelles dans certains cas ;
- à l’opposition au traitement des données à caractère personnel, dans certains cas ;
- à l’opposition, à tout moment, au traitement des données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris de profilage ;
- au retrait, à tout moment, de son consentement au traitement de ses données à caractère personnel ;
- à la portabilité des données, qui permet de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement ;
- de ne pas faire l’objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.

Pour exercer vos droits et adresser vos questions relatives à la protection et au traitement de vos données personnelles, vous pouvez à tout moment nous contacter :

par e-mail à l’adresse suivante : DPD@vialocation.fr ou par courrier à l’adresse : Délégué à la protection des données personnelles

VIA LOCATION
Immeuble Lafayette
2 place des Vosges
92051 La Défense Cedex


Vous pouvez également formuler une réclamation auprès de l’autorité de contrôle nationale, la Commission Nationale de l’Informatiques et des Libertés (« CNIL »), si vous considérez que le traitement de vos données personnelles n’est pas réalisé en conformité avec le RGPD.

Pour de plus amples informations sur les droits précités et sur le RGPD, vous pouvez vous reporter au site internet de la CNIL.

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